Vamos a crear un inventario sencillo con Excel

En esta entrada vamos a crear un sencillo inventario que nos ayudará a verificar, entre otras cosas, el stock de nuestro almacén. No hace falta tener un nivel experto en Excel, pero si es necesario tener claros algunos conceptos, que iremos viendo paso a paso.

Comenzamos abriendo Excel, y si no lo tenemos predeterminado creamos un libro nuevo con tres hojas que nombraremos INVENTARIO, ENTRADAS, SALIDAS. Si te parece puedes cambiarle el color de las pestañas.

A continuación, crearemos las tablas para la hoja INVENTARIO, ENTRADAS y SALIDAS, les asignamos un nombre a cada tabla y un formato a los datos. Cada tabla que contenga un mínimo de 20 líneas.

  • La hoja INVENTARIO

En la tabla INVENTARIO, rellenamos la columna Código con unos datos simples, por ejemplo A0001-A0005 y así sucesivamente hasta completar los 20 registros

  • La hoja ENTRADAS

Para la tabla ENTRADAS, crearemos una lista de validación en la columna Código. De esta manera conseguimos que mediante la lista podamos seleccionar el Código del producto.

  • La hoja SALIDAS

Para la tabla SALIDAS, crearemos una lista de validación en la columna Código. De esta manera conseguimos que mediante la lista podamos seleccionar el Código del producto.

Para que nuestro proyecto de inventario tenga realismo vamos a ingresar algunos registros. En la columna Stock inicial, he añadido unos valores a los cuales he asignado un formato personalizado para que aparezca «Unidades».

A continuación, pasamos a la Hoja ENTRADAS para que al seleccionar un código de producto, se rellenen algunos de los datos identificativos que aparecen en la Hoja INVENTARIO, para ello utilizaremos la función BUSCARV que la incrustaremos en una función SI.ERROR.

Comenzamos leyendo la función, y lo hacemos por el SI.ERROR esta función se suele utilizar para evitar el posible error, en este caso, cuando aplicamos la función BUSCARV es posible que el dato de la lista de validación (Código) y que es el objeto de la búsqueda no haya sido seleccionado, en este caso nos daría un error del tipo #N/D que si bien no es algo muy grave, queda feo y poco profesional. Por eso, usamos la función SI.ERROR para que en el caso de producirse un error, aparezca el texto Selecciona un Código.  La función BUSCARV es una función que conocemos sobradamente, el valor buscado es el Código dentro de la tabla INVENTARIO en la columna 2 y el valor que me devuelva ha de ser exacto.

Lo mismo lo haremos en la Hoja SALIDAS

Seguimos completando a nuestro aire los datos que faltan. De la Hoja ENTRADAS y Hoja SALIDAS introduciremos los valores de Factura, Fecha y Cantidad.

Para terminar, y aquí va lo más interesante, en la hoja de INVENTARIO, completaremos los datos de las columnas ENTRADAS, SALIDAS usando los valores de ENTRADAS y SALIDAS que aparecen en las hojas ENTRADAS y SALIDAS.  Para ello usamos la función SUMAR.SI

La función SUMAR.SI nos permite hacer una suma de celdas que cumplan un determinado criterio o condición, así en nuestro caso y como siempre leyendo la función la entenderemos mejor:

La función tomará como referencia los valores de la columna CÓDIGO de la hoja ENTRADAS, lo comparará con los valores de la columna CÓDIGO de la hoja INVENTARIO y si coincide sumará los valores extraídos de la columna CANTIDAD. A continuación propagamos la función al resto de registros. Para las SALIDAS será lo mismo.

Para finalizar, la columna TOTAL se completa con lo valores de STOCK INICIAL más las ENTRADAS y se resta las SALIDAS

Y el resultado:

En esta entrada hemos visto la manera de hacer un pequeño inventario de almacén, muy sencillo y en muy pocos pasos.

 

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