La firma del correo electrónico en Gmail (Agosto-2020)

Disponer de una firma de correo electrónico es importante no sólo para la imagen de una marca, una empresa, un producto o servicio, sino que también lo es para lo que se conoce como marca personal (personal branding), por eso es necesario saber como crearla y ser consciente que es algo que va más allá de acabar el email con un nombre y un puesto de trabajo.

Conocida también como pie de página de correo electrónico, proporciona al destinatario información sobre la persona que envía el correo o en el caso de una empresa aporta información de contacto de la empresa o del servicio que se ofrece.

Aunque diferenciemos entre la firma de correo electrónico personal, profesional y/o empresa… todas tienen elementos comunes y algunas consideraciones que debemos tener en cuenta:

(Según el tipo de firma, los datos podrán variar)

Mínimo
  • En el caso de una firma de correo electrónico de empresa o profesional siempre ha de aparecer, el nombre y apellidos, la página web, dirección postal, teléfono de contacto, logo de la empresa, cargo o puesto en la empresa.
  • En el caso de una firma de correo electrónico personal, nombre y apellidos, página web o blog personal teléfono de contacto.
Que aportan valor a la firma sea del tipo que sea
  • Enlaces a redes sociales. Como siempre opiniones diversas. Hay quien no las pone y vive con ello. Bromas a parte, no está de más poner las redes sociales, añaden valor positivo siempre y cuando las usemos de manera activa ya que son una vía más de contacto, incluso el anunciarlas puede ser una «insinuación» para que nos sigan y mostrarnos accesibles. Si se trata de una firma de correo electrónico de empresa es imprescindible hacer referencia a las redes sociales. Podemos poner un icono y enlazar, URL abreviada o nuestro nombre de usuario para que nos busquen.
  • Si somos usuarios de Skype, indicarlo.
  • Dirección de email propio o de la empresa. Puede parecer reiterativo, pero de esta manera nos aseguramos que nuestra dirección sea 100×100 visible.
  • Alguna frase del tipo «asegúrate antes de imprimir este mail para no dañar al medio ambiente con un gasto innecesario de papel, tinta o electricidad»…
  • Texto aludiendo a la ley de protección de datos, confidencialidad. En el caso de las firmas de correo electrónico de empresa, este texto será obligatorio.

Cada uno debe adaptar la firma a sus propios intereses y necesidades, es más, en ocasiones nos veremos obligados a utilizar un tipo de firma ya predeterminado por la empresa, por eso lo que hemos visto son consejos orientativos.

Ahora veremos como crear nuestra firma de correo electrónico en Gmail. (Cambia el sitio o el lugar desde donde crear nuestra firma, pero en la mayoría de los clientes de correo electrónico, webmail, etc. Siempre se hace del mismo modo o muy parecido).

Comenzamos.

Accedemos a nuestra cuenta de correo electrónico en Gmail, en la parte superior derecha encontramos el icono de una rueda dentada que nos conduce a la configuración de Gmail. Bajo la opción Ajustes rápidos, seleccionamos Ver todos los ajustes y accedemos a Configuración:

En las diferentes opciones que se abren en Configuración, la pestaña General contiene la sección de firmas que es la que estamos buscando. Hay que bajar con la barra de desplazamiento

En Más información podemos consultar la Ayuda que nos ofrece Gmail sobre las firmas o directamente pulsamos en Crear.

Debemos poner nombre a la firma, algo que sea descriptivo y que la identifique fácilmente, en mi caso nombraré la firma como Profesional

Pulsamos Crear y se abre un pequeño, pero más que suficiente editor de texto.

Muy fácil de usar.

El resultado podría ser algo parecido a esto

A la hora de poner las imágenes de redes sociales o de cualquier otro tipo, lo más fácil es disponer de ellas en el Drive o mejor aún, desde un sitio web o almacenadas en un servidor y enlazarlas.

Una vez creada la firma, nos quedan dos pasos, si disponemos de varias firmas indicar cuál será la que queremos usar Para correos nuevos y Para respuestas/reenvios.

Y si queremos Insertar la firma antes del texto citado en las respuestas y quitar la línea «–» que separa los dos textos. Recomiendo desactivar esta opción.

Finalmente, Guardar Cambios y ya tendremos nuestra firma en el correo electrónico.

Si pulsamos en + Redactar, podemos ver nuestra firma:

El resultado puede ser este, parecido, o muy diferente. Depende del tipo de firma que necesitemos, con una imagen propia o del logo de la empresa, pero lo importante es que nuestros emails dispongan de esta firma.

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