La cámara fotográfica de Excel (2019)

La cámara fotográfica de Excel, es una herramienta que te permite «fotografiar» un rango de datos y posteriormente insertar o pegar esa fotografía como una imagen en una parte de la misma hoja, en otra hoja del mismo libro, o en una hoja de un libro diferente, y con la peculiaridad de que esta fotografía será dinámica, es decir, que si modificamos los datos origen o fuente de la información, los datos se modificarán o actualizarán automáticamente en la imagen insertada.

El desconocimiento de la existencia de esta herramienta, tiene su origen en el hecho de que se trata de una herramienta que no encontramos de manera predeterminada en la cinta de opciones o en la barra de herramientas de acceso rápido, sino que tenemos que ir a buscarla, y anadirla.

Para ello, abrimos Excel y nos vamos a OPCIONES. Si ya tenemos abierto Excel, la ruta será Archivo > Opciones.

Se abrirá el cuadro de diálogo de opciones y como lo que voy a hacer es agregar una nueva herramienta o funcionalidad a la Barra de herramientas de acceso rápido, selecciono esa opción.

A continuación en la pestaña del desplegable seleccionaré Todos los comandos

Busco la herramienta de Cámara, la selección y pulso en el botón Agregar > >. Con lo cual, la herramienta pasa a la columna de la derecha y ya la tengo situada en la barra de herramientas de acceso rápido. Finalmente Aceptar. 

Si quieres situar la herramienta Cámara en la cinta de opciones puedes seguir los mismo pasos, pero seleccionando la opción Personalizar cinta de opciones y posteriormente a la hora de agregar debes indicar la pestaña y sección donde quieres ubicarla.

Vale, pues ya tenemos la Cámara, pero ¿Cuál es la utilidad de esta herramienta o para que te puede servir?

Podemos ofrecer a nuestros clientes, por ejemplo, la posibilidad de visualizar cierta información de manera dinámica, sin necesidad de distraerle con otros datos o cálculos, podemos evitar que pueda ser modificada por terceros, la presentación de resultados de una manera mucho más atractiva,  etc. Las posibilidades son muchas.

Veamos un ejemplo:

Supongamos que tenemos la típica tabla de ventas (vendedores, productos, unidades vendidas y cantidad de ventas), al final de la tabla se ha activado la fila de totales con la cantidad total de ventas y el máximo de unidades vendidas, el ejemplo, puede que no sea todo lo potente que debería ser, pero para hacernos una idea servirá.

Es una tabla que se irá actualizando con el paso de los meses, incluso podemos imaginar que en lugar de tener sólo 15 registros, estamos moviendo cientos, por lo que las dimensiones de la tabla pueden ser mayores. Nuestro jefe quiere poder controlar los totales y el máximo de unidades vendidas, pero quiere hacerlo de manera sencilla, hay otras, pero vamos ha hacerlo con la Cámara de fotografía de Excel.

Seleccionamos el rango que queremos fotografiar. En este caso será la fila de totales.

Y a continuación, pulsamos sobre el botón de la cámara, en mi caso tengo la cámara en la barra de herramientas de acceso rápido. Veremos que la zona seleccionada cambia su apariencia y que el puntero se convierte en una cruz, en este momento podremos hacer clic en el lugar donde deseemos pegar la fotografía. Yo la pondré al lado de esta pequeña tabla, pero podemos insertarla en otra hoja del mismo libro, en otro libro, etc.

Si agrego nuevos datos a la tabla (dos filas nuevas), podemos observar como se actualizan estos datos de manera automática:

Una vez seleccionada la fotografía podemos ver dos cosas, la primera que en el cajetín de fórmulas aparece el rango que hemos seleccionado para la fotografía, en mi caso =$A$17:$E$17 ¿Qué sucede si modifico ese rango? Haz la prueba y me lo cuentas. La segunda cosa que podemos ver es que se activa la pestaña formato, hemos dicho que al fotografiar un rango de la tabla, estamos creando una imagen, pero una imagen dinámica, pero no deja de ser una imagen y por consiguiente puede ser tratada como tal, podemos:

  • Cambiar tamaño
  • Orientación
  • Colores, bordes
  • etc.

Las posibilidades son enormes. Os animo a usar la cámara de Excel en vuestros libros de Excel, y descubrir que es una herramienta de mucha utilidad.

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