Formatos personalizados

¿Qué son los formatos personalizados?

Es un recurso de Excel, que permite mostrar la información de la manera determinada, sin que por ello se vean afectadas las posibilidades de cálculo.

Veamos la siguiente tabla:

Podemos ver que en la primera fila, tenemos unos valores (Cantidad, Precio unitario, Peso unitario) y hemos realizado los cálculos necesarios para obtener el Peso total, Importe total y Precio medio. En la segunda fila, tenemos los mismos datos, pero una vez copiadas las fórmulas de la primera fila, que son correctas, a la segunda fila, nos da un error. ¿Cuál es la diferencia?

En la primera fila hemos usado formatos personalizados para poner unidades, gramos, kilos, etc. y en la segunda no, mientras que los valores numéricos con los que hacemos los cálculos no varían en su estado gracias a los formatos personalizados, en la segunda, al no usar el formato personalizado e introducir las unidades de medida a mano, el valor alfanumérico de la celda no se pueden realizar operaciones aritméticas con ellas y de ahí el error.

Para acceder al cuadro de diálogo de los formatos personalizados lo podemos hacer de cuatro maneras:

  • Desde la opción Inicio > Formato > Formato de celdas > Personalizada
  • Desde la propia celda, pulsando el botón derecho del ratón y seleccionando la opción Formato de celdas > Personalizada
  • Desde la opción Inicio y la opción desplegable de la sección número > Personalizada
  • Nos situamos en la celda y a continuación pulsamos las teclas Ctrl+1 y luego > Personalizada

 

En el cuadro de dialogo de formatos de celdas, aparecen diferentes formatos predeterminados como el General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica y Especial y el Personalizado. Es en esta última donde crearemos nuestros formatos personalizados.

Dentro del formato de celdas personalizadas, ya hay algunas predeterminadas, que las podemos usar o no, según nos convenga. Lo cierto es que la mejor manera de usarlas, es entendiendo el significado de su estructura y sus símbolos. En el cuadro de dialogo podemos ver la casilla Tipo: que es donde escribiremos el formato, y en la casilla Muestra, podemos previsualizar el resultado.

A la hora de definir el formato personalizado de una celda debemos tener en cuenta su estructura. Esta consta de cuatro secciones separadas por ;

Formato para números positivos ; Formato para números negativos ; Formato para valores cero ; Formato para textos ;

No es necesario que esté definidas todas las secciones, pero si es necesario indicar con el ; la sección por la que se quiere empezar. Por ejemplo si en el formato que pretendo diseñar va a comenzar por la sección 2, la correspondiente a Formato de números negativos, debo comenzar con un ; informando a EXCEL que la primera sección estará vacía. Así por ejemplo si defino el formato personalizado de esta manera ;-0.000;; estoy definiendo el Formato para números negativos, y que el resto (1, 3 y 4) los dejo en blanco, es decir que no se visualizará.

En la imagen podemos ver cómo hemos definido el formato sólo a los números negativos, el resto al dejarlo en blanco no ofrece ningún resultado.

Si por ejemplo modificamos el formato y añadimos [Verde] en la 4 sección destinada a texto, al escribir “Hola” aparece de color verde:

Los símbolos

A parte del  ; existen otros símbolos como son la , que es el separador decimal, el 0 se usa para indicar un dígito tanto para la parte numeral como la decimal, la # que sirve para indicar el número de dígitos significativos excepto el cero, para la parte digital tenemos que agregar una # por cada dígito, mientras que en la parte entera sólo será necesaria una #. Veamos un ejemplo:

Tenemos una fila de valores, con tres, dos, uno o ningún decimal, y una columna con los formatos aplicados en cada fila, en la primera fila, el formato personalizado es 0, que significa esto, que todos los números que aparezcan en esas celdas, serán enteros. Podemos pensar que Excel nos ha hecho un redondeo, esto sólo es en apariencia, ya que sólo ha cambiado el formato, pero no el valor, el valor sigue siendo 16,817 y no 17. En la segunda fila, se muestran los valores con un decimal, y si no los tiene se añade un 0, como podemos ver también en la tercera y cuarta fila. En el caso de la quinta fila, el formato es #, recordemos que el uso de # muestra dígitos significativos, en este caso muestra un dígito en la parte de los enteros y un dígito en la parte decimal, en el caso de que este digito a mostrar sea un 0, no lo muestra. En la fila sexta, más o menos lo mismo, nos muestra un dígito y dos decimales. Hay que tener en cuenta también que si en la parte entera del número hay dos o más dígitos y hemos indicado una # o un 0, se mostraran todos los dígitos. Si añadimos 0 a los decimales, como sucede en la séptima fila se añadirán los dígitos correspondientes, en este caso 5, tanto si son como si no son significativos. En la fila octava, al situar el 0 detrás de la # estamos indicando que tendremos dos decimales, aunque el primero no sea significativo y en el caso de la novena fila sólo se mostrará el segundo decimal si es significativo. Parece fácil ¿no?

A parte de estos símbolos básicos, tenemos otros como el . que es el separador de millares, así por ejemplo si queremos que un número tenga un separador de millares podemos asignar el siguiente formato #.##0, de manera que un número del tipo 3456, quedaría como 3.456 ofreciendo el mismo resultado si aplicamos el formato #.###, la única diferencia que existe entre uno y otro formato es que con el primero, en el caso de que el valor sea 0, obligamos a que aparezca la cifra cero, mientras que al aplicar el segundo formato y el cero no ser un valor significativo, no aparecería en la celda.

El símbolo interrogante ?, permite agregar espacios en las posiciones de 0 (valores no significativos), muy parecido a lo que hemos visto con los 0, pero en este caso dejaría un espacio vacío. Muy útil si queremos alinear los valores por su separador decimal. Por ejemplo:

En el primer tipo de formato, nos dice que los valores que se mostraran serán aquellos que sean significativos y en número de tres decimales, en caso de no ser significativo se dejaran tres espacios en blanco, si bien los valores quedan alineados por el decimal, se ve un poco raro, en el segundo tipo de formato, usando 0 y ?, el 0 obliga a aparecer el 0 aunque este no sea significativo, lo cual ofrece un mejor resultado.

Otro símbolo es el * el cual repite el carácter que se ponga detrás hasta completar el ancho de la celda, podemos usar este símbolo en cualquier parte del formato, inicio, medio o final. Por ejemplo, si usamos el siguiente formato 0,00*.

Si lo ponemos delante, *.0,00 , pues se añadirán los puntos delante de los valores:

Y si damos un paso más, y añadimos un texto (siempre entrecomillado), 0,00*. “Ud.”, le dará un acabado profesional a nuestra columna

Y si queremos enmascarar un valor… que no significa que sustituyamos un valor por otro, sino que simplemente lo enmascaramos, lo ocultamos…

Otro símbolo es el del que representa a los números negativos, el signo positivo +, la barra diagonal /, el signo de porcentaje %, paréntesis abierto ( y cerrado ), los dos puntos : y el símbolo de $, el símbolo de y las comillas “” que permiten que se muestre literalmente el texto contenido entre ellas que aparecerá formando parte de del formato de la celda no como parte del contenido y el símbolo @, que nos muestra el contenido de la celda, después de un texto, por ejemplo:

Que nos dice este formato personalizado, que los números positivos me los muestre con dos decimales, igual que los número negativos con un guion y dos decimales, que cuando haya un valor que sea cero, aparezca un guion y que si el contenido es un texto aparezca la palabra Atención:, al agregar la @ lo que quiero decir es que después de la palabra, aparezca el valor de la celda.

También podemos aplicar colores en los formatos personalizados, si queremos que un valor aparezca en un color determinado, hay que ponerlo entre corchetes [color]. Podemos nombrar algunos, son muy básicos como el negro, rojo, blanco, verde, azul, amarillo, magenta, cian. Hay otros pero hay que referir a ellos como [color n] Os dejo la tabla con las referencias al color y el número:

El formato de fecha y horas

De entre los formatos personalizado, aquellos que hacen referencia a Fechas y horas son especialmente interesantes.

Los principales elementos constitutivos del formato fecha son:

d para representar días, si usamos d serán los días de una cifra 1 a 9 o de dos 10 a 31, si usamos dd siempre se presentarán los días con 2 dígitos (01 a 31), si usamos ddd presenta la abreviatura del día de la semana de Lun. a dom., y si usamos dddd, el nombre del día de la semana al completo.

m para representar los meses, si usamos m será el número del mes del 1 al 9 con un sólo digito y del 10 al 12 con dos dígitos, si usamos mm, aparecen los números del mes con dos dígitos, 01 al 12, si usamos mmm aparecen las abreviaturas del mes de ene. a dic., si usamos mmmm el nombre del mes completo y si usamos mmmmm aparecen las iniciales de los meses de E. a D.

a para representar el año, se usa aa para representar los dos últimos dígitos del año y aaaa para representar el año completo.

Los separadores pueden ser o la /

Los principales elementos constitutivos del formato hora son:

La h para representar las horas con un dígito es decir de 0 a 9 y con dos de 10 a 12 o 23, la hh cuando queremos presentar las horas con un 0 delante, de 00 a 12 o 23.

La m para representar los minutos con un dígito de 0 a 9 y con dos de 10 a 59, la mm cuando queremos presentar los minutos con un 0 delante, de 00 a 59.

La s para representar los segundos con un dígito de 0 a 9 y con dos de 10 a 59, la ss cuando queremos representar los segundos con un 0 delante, de 00 a 59.

También podemos usar AM / PM para indicar el formato de 12 o 24 horas, y usar el separador :

Os animo a avanzar en el uso de formatos personalizados, a usarlos en vuestras hojas y ofrecer un acabado profesional a vuestro trabajo.

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