El formato PDF

El formato PDF, siglas en inglés de Portable Document Format, fue lanzado al público general por la empresa Adobe Systems en el año 1993 (PDF 1.0) y no será hasta el año 2008 cuando se presenta la primera versión como un estándar abierto. De manera simple, podemos definir el formato PDF como un formato de archivo que puede ser trasladado de un ordenador a otro y se visualizado o impreso correctamente sin necesidad de la aplicación con la que fue creado.

Para poder visualizar este formato podemos usar el visor gratuito de Adobe Acrobat Reader que está disponible para todos los sistemas operativos: https://acrobat.adobe.com/es/es/acrobat/pdf-reader.html aunque también hay otros visores de PDF que realizan las mismas funciones.

Un documento en formato PDF tiene la ventaja de que se puede visualizar e imprimir desde cualquier ordenador que disponga de un visualizador PDF y no depende del sistema operativo que tenga el receptor. Los archivos PDF no pierden el formato con el envío a otros usuarios, como sí sucede cuando se envían documentos de texto (se desordenan las páginas, se desorganizan los párrafos, etc.) Además, teniendo en cuenta que el documento puede contener imágenes y texto, el documento en PDF resultante, siempre es mucho más reducido de tamaño Kb que el documento hecho con el editor de textos, cosa muy importante cuando enviamos muestro currículum por correo electrónico. Otra ventaja, puede ser, que no se pueden modificar fácilmente si no se tiene el programa de edición de documentos PDF. Un documento PDF puede cifrarse para proteger su contenido e incluso firmarlo digitalmente.

Para crear un documento en PDF necesitamos un programa específico que nos permita convertir un documento de texto, una imagen, etc. en un archivo PDF. Se pueden usar programas con licencia como Adobe Acrobat Nitro pero también los hay de Software libre como PDFCreator, PDFSam o MuPDF.   

También hay otras maneras de crear documentos en PDF:

Si usamos Libre Office Writer, una vez tenemos redactado el documento, entre los botones de Guardar e imprimir encontramos el botón de Exportar directamente a PDF. Se pulsa, y lo de siempre, como un Guardar como…. seleccionamos destino, cambiamos nombre y guardamos como PDF.

Otra opción es desde la pestaña de Archivo, opción Exportar o Exportar a… Tanto en una como en la otra debemos seleccionar el formato PDF. En la segunda tiene la particularidad que si seleccionamos la opción Exportar a PDF, se abre un cuadro de diálogo con Opciones de PDF que podemos editar y adaptar a nuestras necesidades.

 

Si usamos Microsoft Word, podemos convertir un documento en PDF desde Guardar como que se encuentra en la pestaña de Archivo > Guardar como y seguidamente seleccionar en Tipo: la opción PDF (*.pdf) y finalmente Guardar.

Otra manera de crear un documento PDF desde Word, es mediante la opción de Exportar. Es muy similar a la anterior, pero en lugar de ir a Guardar como, vamos a Exportar desde la pestaña de Archivo, en la parte derecha pulsamos sobre el botón Crea documento PDF/XPS y a partir de aquí como siempre, seleccionamos el dónde y con qué nombre guardar el documento.

Finalmente, aunque ahora, su uso es poco frecuente, podemos crear un documento PDF mediante la Impresora virtual. Una Impresora virtual es un programa que instalamos en nuestro ordenador como si fuese una impresora y permite generar archivos en formato PDF de manera que cuando enviemos un documento a esta impresora, en lugar de hacerlo en papel, nos creará un archivo PDF. Algunos ejemplo de impresoras virtuales, doPDF y BullZip PDF.

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