Crear formularios en Word (2019)

Antes de comenzar a construir nuestro formulario con Microsoft Word, debemos activar la opción Programador  si es que no lo hemos hecho con anterioridad.

Para activar la opción Programador  lo podemos hacer desde  Archivo > Opciones > Personalizar Cinta de opciones y activar la opción programador y finalmente pulsar aceptar.

Una vez activada / visible la pestaña Programador en nuestra cinta de opciones, ya se puede acceder a la sección de controles, los cuales iremos agregando para construir nuestro formulario. Existen diferentes tipos de de control de contenido, en el esquema podemos ver algunos de los más importantes. Para nuestro ejemplo utilizaremos algunos de los que ahí aparecen y otros del tipo ActiveX

 

Después de activar la pestaña programador y ver un poco por encima los diferentes tipos de controles que podemos usar, vamos a crear en Word una sencilla ficha a partir de la cual crearemos nuestro formulario de ejemplo. Lo he distribuido en una tabla por facilitar visualmente lel nombre de capo y el campo de formulario, pero podemos integrarlo en un texto, sin necesidad de crear tablas.

Para comenzar debemos activar el Modo edición, siempre que queramos agregar un control de contenido en el formulario debemos hacerlo en el modo edición, y para verificar su funcionamiento debemos desactivar el modo edición.

Empezamos por la primera sección:

Para el campo Fecha utilizaremos el tipo de control de contenido fecha. Situaremos en el cursor en el lugar donde queremos colocar el campo de selección de fecha y a continuación pulsamos el botón de Selector de fecha.

De manera predeterminada aparece escrito «Haga clic aquí o pulse para escribir una fecha«, esto lo podemos modificar, simplemente hacemos clic sobre el texto y editamos. 

Si desactivamos el modo diseño, podemos ver como queda:

Y si intentamos introducir una fecha:

Podemos usar el selector o agregar la fecha manualmente. 

Si volvemos a activar el Modo de edición,  podemos ir a la opción Propiedades, con esta opción se abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos modificar algunas cosas, como por ejemplo el modo en el que se mostrará la fecha.

El resto de campos Nombre, Apellidos, Edad y Teléfono podemos utilizar Texto enriquecido o Texto sin formato, la diferencia entre uno y otro es que el primero nos permite, entre otras cosas, introducir texto en varias líneas, mientras que el segundo no, por lo tanto definiremos esos campos con el tipo Texto sin formato.

En el campo Sexo, utilizaremos el tipo Lista desplegable. A continuación pulsaremos sobre el botón de propiedades esto podemos hacerlo desde el botón de propiedades que aparece debajo del botón Modo diseño o con el botón derecho del ratón y en el Menú contextual buscar la opción Propiedades.

       

En el cuadro de diálogo de propiedades del tipo Lista desplegable añadiremos las diferentes entradas (opciones) de nuestra lista, en este caso agregaremos sólo Femenino y Masculino. 

En la siguiente sección, lo que quiero es colocar una serie de opciones que se correspondan con los diferentes grupos sanguíneos. Para ello iremos a la opción de herramientas heredadas (icono maletín) > Controles ActiveX > Botón de opción.

Para cambiar el nombre que Word le asigna de manera predeterminada al botón de opción, pulsaremos con el botón derecho sobre el nombre y en el menú contextual accedemos a la opción Objeto de botón de opción > Modificar . 

Iremos agregando botones y modificando textos, tantas veces como sea necesario…

Para la siguiente sección utilizaremos la opción Casilla, el procedimiento es el mismo que el anterior, pero en lugar de terminar en opción botón lo haremos en Casilla (opción de herramientas heredadas (icono maletín) > Controles ActiveX > Casilla), la diferencia entre uno y otro es que en el primero sólo elegiremos una opción, mientras que con las casillas podremos elegir varias.

Iremos agregando tantas casillas como sea necesario y modificamos los textos (como antes…. botón derecho del ratón, Objeto casilla > Modificar)

En la siguiente sección: 

Utilizaremos los botones de opción para poner si o no. Seguiremos el mismo procedimiento que el anterior (Grupo sanguíneo)

IMPORTANTE: Si desactivamos el Modo diseño y probamos el formulario nos daremos cuenta que si seleccionamos una opción del campo Grupo sanguíneo y posteriormente seleccionamos una opción del campo Padeces alguna alergia se desactiva la opción de grupo sanguíneo… esto sucede porque Word interpreta que todas las opciones pertenecen al mismo grupo y no pueden haber dos opciones lógicas activadas al mismo tiempo. Para que esto no suceda, podemos indicar a word que las opciones del campo Padeces alguna alergia pertenecen a un grupo determinado asignándole un nombre.

Para poder hacer esto nos ponemos en Modo diseño, seleccionamos la opción Si y a continuación con el botón derecho del ratón y sobre el menú contextual seleccionamos la opción propiedades.

Y en el cuadro de diálogo de propiedades, buscamos la opción GroupName y le asignamos el nombre de Alergias. Lo mismo lo hacemos para el No.

Salimos del modo edición y podemos comprobar que podemos seleccionar opciones del campo Grupo sanguíneo y Opciones de Alergias al mismo tiempo.

Retomando el proceso de construcción del formulario queda pendiente poner el segundo campo de la sección de Alergias y será un tipo de control de texto enriquecido y lo mismo haremos en la siguiente sección de Observaciones. 

Y con esto terminamos nuestro formulario.

Pero…. antes de dar por terminado nuestro formulario vamos a ver como podemos proteger los campos de manera que cuando lo enviemos se puedan rellenar los campos o marcar las opciones, pero no se puedan modificar. Para ello podemos ir a la pestaña Revisar de la cinta de opciones  y dentro de la sección Proteger pulsar sobre Restringir edición.

En la parte derecha aparecerá un cuadro de diálogo en el que sólo tendremos que ir a la segunda opción Restricciones de edición, hacemos clic en la casilla (si no está ya seleccionada) y en el menú desplegable seleccionamos la opción Rellenando formularios. Y finalmente pulsamos en Si, aplicar la protección.

Nos pedirá que pongamos una contraseña y Aceptar.

y ya tenemos nuestro formulario protegido. Si lo queremos desproteger, simplemente seleccionamos la opción Suspender la protección y nos pedirá la contraseña.

Este es un ejemplo del uso de controles de contenido en Word mediante la creación de un formulario que podemos enviar a nuestros clientes, pero no nos quedemos sólo con eso, podemos ir más allá y ver que otras aplicaciones tiene en el ámbito administrativo y de gestión documental.

 

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