Construir un Diagrama de Gantt con EXCEL

¿Qué son los diagramas de Gantt?

En general un diagrama de Gantt es una herramienta que sirve para planificar proyectos. Dentro de la empresa se suelen usar mucho en departamentos de planificación de proyectos, recursos humanos, etc. ya que proporciona una vista general de las tareas programadas, que tareas de ben terminarse y en que fechas.

Un diagrama de Gantt debe mostrar:

  • La fecha de inicio y finalización del proyecto
  • Un listado con las tareas
  • Quién es el responsable de cada tarea
  • La fecha programada de inicio y finalización de las tareas
  • Una estimación de cuánto llevará cada tarea
  • El progreso

En el mercado existen numerosas aplicaciones para realizar diagramas de Gantt. Sólo tienes que realizar una búsqueda en Google y los encontrarás de todo tipo, varios precios, tipos de licencias, etc.

Vamos a construir un diagrama de Gantt, usando EXCEL, que tenga en cuenta tanto los días laborables como los días festivos.

Proyectamos una planificación para la instalación de un servidor*. En una hoja de EXCEL creamos una tabla con las 12 actividades principales, los días que asignamos para realizar cada una de las actividades, fechas de inicio y final, tenemos un plazo de 4 meses que distribuiremos día a día como podemos ver en la imagen. Como he de tener en cuenta los días festivos, en otra hoja que llamaré “Calendario festivos” introduzco el listado de festivos correspondientes al año 2021 (recuerda que debemos hacer un trabajo limpio, por eso todo aquello que sea accesorio como listas, valores, cálculos secundarios, etc.), lo haremos siempre en una hoja aparte).

Agregamos los días previstos para cada actividad y seguidamente calculamos la fecha final.

Para calcular la fecha final, se pueden sumar los días asignados a la fecha inicial, pero como queremos que se tengan en cuenta los días festivos usaremos la función DIA.LAB que ya hemos visto en otras ocasiones. La sintaxis de la función es la siguiente: =DIA.LAB(fechainicial;días;[vacaciones])

El argumento Fecha inicial es la fecha de inicio, los días son el número de días asignados a cada actividad y vacaciones es el listado de fechas que deben excluirse del calendario laboral, es un argumento opcional, recuerda que todo argumento que en la sintaxis de la función se expresa entre [ ] es opcional.

En mi caso la función aplicada sería así:

Si la leemos dice: La función DIA.LAB nos devuelve la fecha resultante de sumar a la fecha inicial, el número de días, comparándolo con la lista de fechas que se encuentra en la Hoja, “Calendario festivos” y extrayendo los días que coinciden con festivos y fines de semana.

Hay dos cosas que debemos observar:

  • La primera es que a la fecha inicial le resto 1, eso lo hago porque quiero que cuente desde ese día y no desde el día siguiente.
  • La segunda es que para referirme a la lista del Calendario festivos he usado referencias absolutas, con lo que me aseguro que siempre coja las fechas de ese rango.

Pongo la formula en la primera celda y luego propago al resto.

Para ver que el resultado es correcto, comprobamos, calendario en mano, que las fechas se corresponden con los resultados. Entre las fechas 01/01/2021 y 08/01/2021, sólo hay 4 días laborables (se han descontado los 2 días festivos y 2 de fin de semana).

Ahora viene lo divertido, en la parte derecha quiero que resalten (coloreada) los días correspondientes al periodo de realización de la actividad:

  • De color azul los días laborables
  • De color rojo los días festivos.

Y lo haré con formatos condicionales. Lo primero es seleccionar el rango en el que se aplicará el formato condicional, en mi caso será todo el área comprendida entre F7:DD18, a continuación, Inicio > formato condicional > Nueva regla y seleccionamos la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

Usaremos la función Y, para resaltar de color azul los días comprendidos entre la fecha inicial y final. La función Y es una función lógica, la cual será verdadera siempre que todas las condiciones sean verdaderas. Su sintaxis es simple =Y(condición1; condición2; condición3….), pues bien, en nuestro caso la fórmula tendrá dos condiciones que se han de cumplir:

Si la leemos dice así: Se ha de cumplir que si el valor de la celda F6 es mayor o igual a la fecha de inicio (D7) y si el valor de la celda F6 es menor o igual a fecha final (E7) y si se cumplen las dos condiciones entonces se aplica el formato color AZUL.

Usamos las referencias mixtas, es decir bloqueamos filas o columnas, para que a la hora de propagar la fórmula por todo el rango lo haga de manera correcta, si no lo hacemos, todo el rango seria azul. Aceptar y Aplicar.

Para resaltar los días laborables, volvemos ha realizar los pasos anteriores, seleccionar el rango e el que aplicar el formato condicional…. pero en esta ocasión utilizaremos, además de la función Y la función O y DIASEM.

La función O, es igual en la sintaxis a la función Y, pero la diferencia es que si en Y se han de cumplir todas las condiciones para que sea verdadera, en la función O con que se cumpla una de las condiciones ya es verdadera. La función DIASEM nos devuelve el número que identifica un día de la semana correspondiente a una fecha determinada, su sintaxis es =DIASEM(nº de serie;tipo) el argumento nº de serie se corresponde a la fecha de la cual queremos saber el día de la semana y en el tipo configuramos cual es el primer día de la semana, en nuestro caso es de tipo 2 porque el primer día de nuestra semana es el Lunes. Veamos la fórmula:

Recuerda que lo que queremos es que nos resalte de color rojo los fines de semana (sábado y domingo) y los festivos que están en la hoja “Calendario festivos”. Comenzamos con la función Y y dos condiciones que se han de cumplir para que sea verdadera. La primera que incluye la función O tiene otras dos condiciones que o se cumple una o se cumple la otra, que la fecha contenida en la celda F6 sea igual a un fecha contenida en el rango de festivos de la hoja “Calendario festivos” o que el día de la semana contenido en la fecha F6 sea igual o mayor al día 6 (sábado) o al día 7 (domingo), y finalmente situamos la segunda condición de la función Y fechas de inicio y final.

Y el resultado final:

En próximas entradas veremos como podemos agregar más funcionalidades, como por ejemplo una barra de progreso, o la ficha del equipo de trabajo, etc.

*Se trata de una planificación ficticia, si bien puede ser la base de un buen proyecto.

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información

ACEPTAR
Aviso de cookies
error: