6 métodos para agregar ceros delante de un número en Excel

¿Cuántas veces nos ha pasado que al intentar agregar un valor a una celda en Excel con ceros a la izquierda, al validarlos, Excel los ha eliminado?

En esta entrada, vamos a ver varios métodos con los que poder mantener, agregar a los valores ceros a la izquierda u otros caracteres.

  • Anteponer un apóstrofo al número

Si ponemos un apóstrofo delante del número, este se mantiene igual, no nos elimina los ceros al validarlo.

Con este método, parece que ya hemos cumplido el objetivo, pero tiene algunos problemas. El primero es que cuando validamos, Excel, nos avisa de un posible error ya que si nos fijamos, cuando ponemos el apóstrofe, el valor deja de tener un formato de número para convertirse en formato de texto y esto Excel lo ve como algo raro, no sabe muy bien que hacer.

Otro inconveniente, importante, sobre todo si trabajamos con un gran número de datos es que debemos hacerlo de manera manual, no podemos propagar la serie. Y finalmente, cuando realizamos operaciones que deben dar resultados iguales, no lo hace, por ejemplo la SUMA, PRODUCTO, etc. En el caso de la SUMA observamos que si sumamos el rango nos da cero, en cambio si sumamos valor a valor…..

  • Asignar un formato de texto a todo el rango

Es un método similar al anterior, con la diferencia que debemos seleccionar previamente el rango, cambiar a formato texto y a continuación ingresar manualmente cada valor.

Nos avisa del mismo error, y si nos fijamos bien, aunque no agregamos un apóstrofe de manera manual, al cambiar el formato, automáticamente Excel, agrega el apóstrofe.

Y como ya sucedía en el primer método, cuando realizamos alguna operación los resultados son inesperados….

  • Formato Personalizado

Este es un método que me gusta más que los que hemos visto anteriormente, primero porque los números siguen siendo números y los cálculos ofrecen resultados coherentes… Dicho esto hay que hacer una aclaración, la mayoría de los valores por no decir todos los valores que necesitan caracteres de relleno (ceros ala izquierda) no son objeto de cálculo, no se suman códigos postales, ni se multiplican teléfonos, no promedios de matrículas, por lo que el hecho de que con este método, los resultados de ciertos cálculos con estos valores tengan cohererencia no es determinante. Dicho esto, este es un método que me gusta sobre todo por el tema del numero sigue siendo número y por consiguiente puedo propagar la serie.

Seleccionamos la celda o el rango de celdas y a continuación Formato de celdas > Más formato de números > Personalizada, si pulsamos Ctrl + 1 accedemos directamente al cuadro de Formato de celdas.

Lo que estamos haciendo es indicar a Excel, el número de caracteres que a de tener el valor, en esta caso 7, si se introduce un valor con un número inferior de caracteres y validamos, se rellena con 0 los espacios que quedan.

  • Usando la función TEXTO

La función =TEXTO(), requiere de dos argumentos, el valor de referencia y el formato del valor que queremos convertir a texto, siempre entrecomillado.

Convertimos el número a texto y le asignamos un formato determinado. Este método tiene unas ventajas que son obvias con respecto a otros métodos de tipo texto que hemos visto (propagación de la función), pero mantiene las mismas desventajas, que hemos visto en ejemplos anteriores.

  • Combinando diversas funciones, LARGO, REPETIR, CONCATENAR o &

Podemos construir una fórmula que nos dará un resultado más interesante y dinámico de los que hemos visto hasta ahora.

Usaremos:
=LARGO() para calcular la cantidad de caracteres que tienen los números =LARGO(valor)
=REPETIR() para indicar el número de veces que debe repetirse un texto determinado =REPETIR(“texto”;número de veces)
=CONCATENAR() o & unimos diferentes valores

Con la función REPETIR indicamos el número de veces que se repetirá una cadena de texto, en nuestro caso se trata de indicar el número de veces que ha de repetirse el texto 0 (entrecomillado). A continuación calculamos el número de veces que lo obtenemos mediante la función LARGO cuyo resultado (4) se lo resto a 7 que es la cantidad total de caracteres que ha de tener nuestro número, el resultado es 3. Lo que estoy diciendo con la función REPETIR es que repita 3 veces el texto 0. La función CONCATENAR o con & puedo unir diferentes valores, en este caso será unir la cadena de texto 000 al contenido de la celda B3 que es 2334

Propagamos la fórmula, y obtenemos el resto de números.

Podemos ir un poco más allá y hacer todo esto de manera dinámica y sustituir el 0 por cualquier otro carácter que nos interese por ejemplo # o *, etc.

Podemos crear una lista de validación, que nos permitirá elegir y rellenar con símbolos los valores al tamaño que hemos determinado.

  • Formato Especial

Del listado de opciones que aparecen en el desplegable del cuadro de Formato de Celdas, hay una Formato Especial en el cual aparecen 4 formatos predeterminados que nos pueden ayudar a definir algunos datos como por ejemplo, el Código Postal, Número de teléfono y el Número de la seguridad social.

Otra opción es la de Código postal + 4, que agrega 5 caracteres y 4 caracteres separados por un guion.

Seleccionando la opción de Número de teléfono, formatea el valor de la celda a número de teléfono.

Seleccionando la opción de Número del seguro social, formatea el valor de la celda al nº SS

 

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