Combinación de correspondencia con el procesador de textos Microsoft Word (2019)

La combinación de correspondencia permite la creación de un conjunto de documentos con partes fijas iguales y datos variables. Estos datos se encuentran almacenados en otro archivo, por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según cada registro). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas diferentes como registros existan en el lugar donde están almacenados los datos.

Al combinar correspondencia hay que tener en cuenta dos conceptos previos fundamentales el documento principal y el origen de datos.

  • Documento principal: Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
  • Origen de datos. Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

Es un proceso que haremos paso a paso con la ayuda del Asistente para combinar correspondencia..

Iniciamos WORD, ya sea con un documento en blanco o con el texto ya elaborado. En la pestaña Correspondencia de la cinta de opciones, seleccionamos la opción Iniciar combinación de correspondencia y finalmente la opción Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia

 

Al pulsar sobre la opción, en la parte derecha de la aplicación se abrirá un panel que nos «acompañará» paso a paso en todo el proceso.


Lo primero es seleccionar el tipo de documento. Haremos una carta. Así que seleccionamos la opción y pulsamos siguiente.

Otras opciones son, Mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas y lista de direcciones.

En el segundo paso nos pide que seleccionemos el documento inicial. Como ya lo tenemos redactado (recomendado), marcaremos la opción, Utilizar el documento actual. Que no lo tenemos redactado, pues igualmente pulsamos en la opción usar el documento actual, a no ser que tengamos una plantilla o queramos utilizar un documento existente.

Pulsamos siguiente.

En este tercer paso seleccionamos el origen de datos. Podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar…, hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.

Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar… aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.

Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar… aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.

Al pulsar sobre la opción examinar, para indicar el origen de los datos, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivo de origen de datos. El proceso es el mismo que al abrir cualquier otro tipo de archivo, nos debemos de situar en la carpeta correspondiente y seleccionar el archivo que contiene los datos que necesitamos.

Se admiten muchos tipos de archivos, la mejor opción es dejar Todos los orígenes de datos que incluyen todos los tipos aceptados para la combinación.

A continuación sale un nuevo cuadro de diálogo sobre la selección de la tabla, se deja activada la opción de La primera fila de datos contiene encabezados de columna. Pulsamos Aceptar.

El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia podemos añadir opciones nuevas, filtros, eliminar y agregar registros, buscar duplicados, cambiar el orden, etc.

Dependiendo del origen de los datos el cuadro puede ser diferente, por ejemplo si es una base de datos y tiene diferentes tablas debemos seleccionar en que tabla están los datos, etc.

En el cuarto paso, si no lo tenemos escrito ya, es el momento de redactar nuestro texto fijo e insertar campos de combinación.

Para ello posicionaremos el cursor en el lugar donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas, Más elementos… y desde el cuadro de diálogo seleccionamos el campo que queremos insertar.

Una vez hemos completado la carta con los campos, el resultado sería como en la imagen que vemos a continuación. (sin el color rojo del texto)

En el quinto paso, podemos examinar el resultado final, como nos quedarán nuestras cartas con los valores concretos del origen de los datos.

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario… concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo o Editar lista de destinatarios… para corregir algún error detectado.

En el sexto y último paso del proceso, podemos mandar a IMPRIMIR las cartas, o podemos EDITAR LAS CARTAS INDIVIDUALES.

Si queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en EDITAR LAS CARTAS INDIVIDUALES… En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.

 

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